Er personalehåndbogen en del af ansættelsesforholdet?
30. marts 2016
Dette spørgsmål tog Ligebehandlingsnævnet stilling til i en afgørelse af 3. marts 2016. Nævnet fandt, at en bestemmelse i personalehåndbogen om ophør af ansættelsesforholdet ved det fyldte 70 år ikke uden videre kunne anses for at være en del af det konkrete ansættelsesforhold. Opsigelse i henhold til bestemmelsen fandtes derfor at være i strid med forskelsbehandlingsloven. At sagen først blev anlagt 3 år efter afskedigelsen blev ikke anset for at udgøre retsfortabende passivitet.
Mange virksomheder supplerer deres ansættelseskontrakter og/eller overenskomster med en personalehåndbog. Personalehåndbogen beskriver de forhold, som gælder på arbejdspladsen, f.eks. retningslinjer og personalepolitikker så som it-sikkerhed, rygepolitik mv.
Men er personalehåndbogens bestemmelser en del af aftalegrundlaget mellem arbejdstager og arbejdsgiver på lige fod med bestemmelserne i ansættelseskontrakten? Dette spørgsmål behandlede Ligebehandlingsnævnet i en sag vedrørende en arbejdstager, der blev afskediget med henvisning til, at hun fyldte 70 år.
I den konkrete sag fremgik det af virksomhedens personalehåndbog, at der gjaldt en pligtmæssig fratrædelsesalder ved det fyldte 70. år. Det fremgik imidlertid ikke af arbejdstagerens ansættelseskontrakt, at hun kun ville være ansat til udgangen af den måned, hvori hun fyldte 70 år.
Arbejdstageren gjorde derfor gældende, at hun var blevet forskelsbehandlet på grund af alder, idet hun var blevet opsagt med direkte henvisning til sin alder.
Ligebehandlingsnævnet anførte, at en bestemmelse i personalehåndbogen om pligtmæssig fratræden ikke uden nærmere aftale kunne anses som en del af det konkrete ansættelsesforhold. Nævnet fandt derfor, at der ikke mellem virksomheden og arbejdstageren forelå en aftale om pligtmæssig fratræden ved 70 år, hvorfor afskedigelsen var i strid med forbuddet mod forskelsbehandling på grund af alder.
Der gik næsten 3 år fra arbejdstageren blev opsagt, til Ligebehandlingsnævnet modtog klagen vedrørende opsigelsen. I denne periode forsøgte arbejdstageren at finde en måde, hvorpå hun kunne føre sin sag, uden at det ville blive for dyrt for hende. Hun var således, umiddelbart efter sin fratrædelse, i løbende kontakt med både Beskæftigelsesministeriet, sin fagforening og Ligebehandlingsnævnet.
Ligebehandlingsnævnet bemærkede, at der ikke er nogen lovbestemt klagefrist i forhold til at indbringe sager for Ligebehandlingsnævnet. Herefter lagde nævnet i overensstemmelse med arbejdstagerens oplysninger til grund, at hun ikke havde udvist retsfortabende passivitet.
Afgørelsen viser, at bestemmelser i personalehåndbogen ikke uden videre er en del af ansættelsesforholdet. Hvis virksomheden vil gøre personalehåndbogen bindende for sine ansatte, skal dette anføres direkte i ansættelseskontrakterne, enten i form af afskrift fra personalehåndbogen eller ved en direkte henvisning hertil. Afgørelsen viser endvidere, at der stilles relativt lempelige krav til klagers aktivitet for at undgå retsfortabende passivitet. I øvrigt bemærkes for en ordens skyld, at det efter 1. januar 2016 ikke længere er gyldigt at aftale en nærmere bestemt pensionsalder - hverken i personalehåndbogen eller ansættelseskontrakten.
Men er personalehåndbogens bestemmelser en del af aftalegrundlaget mellem arbejdstager og arbejdsgiver på lige fod med bestemmelserne i ansættelseskontrakten? Dette spørgsmål behandlede Ligebehandlingsnævnet i en sag vedrørende en arbejdstager, der blev afskediget med henvisning til, at hun fyldte 70 år.
I den konkrete sag fremgik det af virksomhedens personalehåndbog, at der gjaldt en pligtmæssig fratrædelsesalder ved det fyldte 70. år. Det fremgik imidlertid ikke af arbejdstagerens ansættelseskontrakt, at hun kun ville være ansat til udgangen af den måned, hvori hun fyldte 70 år.
Arbejdstageren gjorde derfor gældende, at hun var blevet forskelsbehandlet på grund af alder, idet hun var blevet opsagt med direkte henvisning til sin alder.
Ligebehandlingsnævnet anførte, at en bestemmelse i personalehåndbogen om pligtmæssig fratræden ikke uden nærmere aftale kunne anses som en del af det konkrete ansættelsesforhold. Nævnet fandt derfor, at der ikke mellem virksomheden og arbejdstageren forelå en aftale om pligtmæssig fratræden ved 70 år, hvorfor afskedigelsen var i strid med forbuddet mod forskelsbehandling på grund af alder.
Der gik næsten 3 år fra arbejdstageren blev opsagt, til Ligebehandlingsnævnet modtog klagen vedrørende opsigelsen. I denne periode forsøgte arbejdstageren at finde en måde, hvorpå hun kunne føre sin sag, uden at det ville blive for dyrt for hende. Hun var således, umiddelbart efter sin fratrædelse, i løbende kontakt med både Beskæftigelsesministeriet, sin fagforening og Ligebehandlingsnævnet.
Ligebehandlingsnævnet bemærkede, at der ikke er nogen lovbestemt klagefrist i forhold til at indbringe sager for Ligebehandlingsnævnet. Herefter lagde nævnet i overensstemmelse med arbejdstagerens oplysninger til grund, at hun ikke havde udvist retsfortabende passivitet.
Afgørelsen viser, at bestemmelser i personalehåndbogen ikke uden videre er en del af ansættelsesforholdet. Hvis virksomheden vil gøre personalehåndbogen bindende for sine ansatte, skal dette anføres direkte i ansættelseskontrakterne, enten i form af afskrift fra personalehåndbogen eller ved en direkte henvisning hertil. Afgørelsen viser endvidere, at der stilles relativt lempelige krav til klagers aktivitet for at undgå retsfortabende passivitet. I øvrigt bemærkes for en ordens skyld, at det efter 1. januar 2016 ikke længere er gyldigt at aftale en nærmere bestemt pensionsalder - hverken i personalehåndbogen eller ansættelseskontrakten.
