Klagenævnet for Udbud præciserer kravene til ordregivers undersøgelsespligt

Ordregiver skal i henhold til udbudsloven i tvivlstilfælde foretage en effektiv kontrol af oplysningerne i et tilbud. Klagenævnet for Udbud har i en kendelse af 1. maj 2019 fastslået, at det som udgangspunkt er op til den enkelte ordregiver at vurdere, hvordan kravet om effektiv kontrol skal opfyldes, og at det ud fra de konkrete omstændigheder kan være tilstrækkeligt at anmode den vindende tilbudsgiver om at bekræfte, at de stillede mindstekrav vil blive overholdt og redegøre for hvordan.

Klagen vedrører Region Sjællands ("RS") udbud af en rammeaftale om levering af service og support af eksisterende videokonferenceudstyr, anskaffelse af videokonferenceudstyr samt tilknyttede tjenesteydelser.

Ved udløbet af tilbudsfristen havde tre virksomheder afgivet tilbud, herunder NetNordic Communication A/S ("NC") og KMD A/S ("KMD").

RS meddelte den 18. juli 2018, at RS havde besluttet at tildele rammeaftalen til KMD. Efter at have fået aktindsigt i KMD's tilbud rettede NC henvendelse til RS og rejste tvivl om konditionsmæssigheden af KMD's tilbud. RS indhentede en udtalelse fra KMD og fastholdt på baggrund af denne, at KMD's tilbud var konditionsmæssigt, hvorefter rammeaftalen blev indgået.

NC's fortsatte indvendinger mod KMD's tilbud blev afvist af RS, og herefter indgav NC en klage til Klagenævnet for Udbud med påstand om, at KMD's tilbud skulle have været afvist som ukonditionsmæssigt, og at RS ikke havde foretaget en effektiv kontrol af, at KMD opfyldte samtlige mindstekrav.

Klagenævnets kendelse

Klagenævnet fastslog indledningsvist, at det er ubestridt, at KMD's tilbud blev afgivet uden forbehold, at KMD i tilbuddet udtrykkeligt havde oplyst, at de mindstekrav, som NC havde henledt RS' opmærksomhed på, var opfyldt, og at tilbuddet i øvrigt fremstod konditionsmæssigt.

Som følge af NC's henvendelse til RS blev der imidlertid skabt en sådan tvivl, at RS var forpligtet til i medfør af udbudslovens § 164, stk. 2, at foretage en effektiv kontrol af, om KMD's tilbud var konditionsmæssigt i forhold til de pågældende mindstekrav.

Klagenævnet udtalte herefter, at det som udgangspunkt er op til ordregiveren at vurdere, hvordan kravet om effektiv kontrol skal opfyldes, herunder hvilke undersøgelser der skal iværksættes. Ud fra de konkrete omstændigheder kan det være tilstrækkeligt for ordregiver at anmode den vindende tilbudsgiver om på ny at bekræfte, at de stillede mindstekrav er eller vil blive opfyldt, og at anmode om en redegørelse for, hvordan det vil ske.

Kravene til den vindende tilbudsgivers redegørelse vil i så fald afhænge af de konkrete forhold, herunder karakteren af klagerens indsigelser, den vindende tilbudsgivers muligheder for at fremlægge egentlig dokumentation før kontraktstart og ordregiverens erfaring på området for den udbudte kontrakt og egne undersøgelser.

Konkret i forhold til RS fastslog Klagenævnet, at RS havde foretaget en effektiv kontrol af KMD's overholdelse af de mindstekrav, som NC havde henledt RS' opmærksomhed på, idet RS havde anmodet KMD om at redegøre for mindstekravenes overholdelse, hvilket KMD havde gjort.

Plesners bemærkninger

Kendelsen bekræfter for det første Klagenævnets hidtidige praksis, hvorefter ordregiver (som udgangspunkt) ikke har pligt til at foretage en nærmere undersøgelse af, hvorvidt den vindende tilbudsgiver opfylder alle krav til den udbudte ydelse, men i tilfælde af tilbudsgivers bekræftelse heraf kan lægge dette til grund. 

Kendelsen bekræfter for det andet, at såfremt der rejses tvivl om den vindende tilbudsgivers opfyldelse af alle krav til den udbudte ydelse, er ordregiver forpligtet til at foretage en nærmere undersøgelse af, hvorvidt tilbudsgiver opfylder eller ikke opfylder kravene. Kendelsen bekræfter i den forbindelse, at en henvendelse fra en forbigået tilbudsgiver, som rejser tvivl om konditionsmæssigheden af det vindende tilbud, kan være tilstrækkelig til, at ordregiver skal foretage en nærmere undersøgelse af det vindende tilbuds konditionsmæssighed.  

Som noget nyt præciserer kendelsen, at det er overladt til ordregiver at vurdere hvilke undersøgelser, der skal iværksættes, men at det kan være tilstrækkeligt, at den vindende tilbudsgiver på ny bekræfter, at alle mindstekrav vil blive overholdt samt redegør for, hvordan det vil ske.

Se afgørelsen fra Klagenævnet for Udbud

Seneste nyt om EU- og Konkurrenceret / Offentlige Indkøb

EU- og Konkurrenceret