Aktindsigt er et opmærksomhedspunkt, når man deler information med offentlige myndigheder

Mange virksomheder oplever at skulle indsende dokumenter og andet materiale til offentlige myndigheder, f.eks. i forbindelse med ansøgninger og indgåelse af kontrakter med det offentlige. Når myndigheden modtager oplysningerne, bliver de omfattet af offentlighedslovens regler, hvorefter det er udgangspunktet, at enhver har ret til aktindsigt. Det kan derfor være relevant forud for indsendelsen at overveje, om de oplysninger, der sendes til den offentlige myndighed, er relevante for den konkrete sag.

Offentlighedsloven giver adgang til aktindsigt i dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed.

Udgangspunktet om ret til aktindsigt er i visse tilfælde begrænset. Den mest relevante undtagelse for virksomheder, findes i offentlighedslovens § 30, nr. 2, og medfører, at retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lign., hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes; i daglig tale også kaldet forretningshemmeligheder.

I forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dokumenter, der kan indeholde forretningshemmeligheder, vil myndigheden typisk tage kontakt til den virksomhed, oplysningerne vedrører. Virksomheden får her mulighed for at kommentere på, om der er oplysninger eller dokumenter, som bør undtages fra aktindsigt. Myndigheden er  underlagt stramme sagsbehandlingsfrister, og man vil derfor ofte kun have få dage til at komme med bemærkninger. Det er myndigheden, der i sidste ende træffer afgørelse om, hvad der skal udleveres.

Det kan derfor være en god idé allerede før indsendelsen af dokumenter til en myndighed at have gjort sig tanker, om dokumenterne indeholder oplysninger, som man i tilfælde af en anmodning om aktindsigt ville ønske undtaget.

Overvej derfor følgende, inden dokumenter og andet materiale fremsendes til en offentlig myndighed:

  • Overvej allerede før indsendelsen, om der er oplysninger, der bør undtages fra en eventuel aktindsigt
  • Overvej om oplysningerne er nødvendige at medsende. Har de en funktion, eller kan de udelades helt eller delvist? 
  • Hvis dokumenterne ikke kan udelades, gør da allerede ved fremsendelsen myndigheden opmærksom på, at I ønsker at blive hørt, hvis der skulle komme en aktindsigt. 
  • Vær forberedt på, at myndigheden i tilfælde af en aktindsigt vil bede jer om at gennemgå dokumenterne med henblik på at markere oplysninger, som efter jeres mening bør udgå. I skal i den forbindelse kunne give en begrundelse for, hvorfor oplysningerne ikke kan udleveres. 

Vil du vide mere?

Hos Plesner er vi klar til at rådgive i spørgsmål om aktindsigt. Det gælder både spørgsmål om, hvordan I bedst forholder jer, når dokumenter skal indsendes til en offentlig myndighed, men også hvordan I forholder jer, når en myndighed anmoder om jeres bemærkninger til en eventuel udlevering af jeres dokumenter.

Du er altid velkommen til at kontakte vores team for Offentlig Ret, hvis du har brug for rådgivning.

Seneste insights

Flere insights