Digitale retssager - er din virksomhed compliant?

Danmarks domstole er blevet digitale og online. Udrulningen for nye sager er sket i Jylland og på Fyn og sker nu i Østdanmark, sluttende med Højesteret til februar 2018. Alle mails og andre kommunikationer med domstolene sker herefter over portalen www.minretssag.dk, der også er eneste gyldige vej for indlevering af bilag og processkrifter.

Det betyder, at alle virksomheder og advokater har behov for at ændre rutinerne i retssagsbehandlingen og for straks at foretage registrering af tilladelser og begrænsninger i adgang med medarbejdersignatur. Der er udfordringer, som straks skal løses omkring adgang med NemID og til e-Boks.

Brud på sikkerhed, fortrolighed og andre fejl skal undgås. Virksomheder bør derfor udarbejde interne politikker for brugen af portalen.

Visioner og funktioner

Som udgangspunkt giver portalen meddelelser til virksomheders e-Boks, og til medvirkende advokaters personlige mailbakker, hver gang der sker noget i retssagen på portalen. 

I udgangspunktet har alle advokater, skønsmænd, sagkyndige, tilvarslede og parter med berøring med sagen adgang til sagen på portalen.

Udgangspunktet er, at alle med direkte tilknytning har direkte adgang. Alle med medarbejdersignatur via Nets og NemID hos en advokat og hos en virksomhed, herunder hos en modpart, har fuld adgang, hvis virksomheden ikke har indlagt begrænsninger. Der er kun få undtagelser for udlændinge uden NemID og "digitalt handicappede" personer.

Domstolene har som vision i sin digitaliseringsstrategi, at der skal være nem adgang til sagernes indhold for de berørte, og at retssager fremover bliver næsten papirløse.

Som udgangspunkt skal alle retssagers bilag uploades som filer på www.minretssag.dk. Ved indlæsningen gøres tekstfiler søgbare (OCR). Andre dokumenter, herunder billeder kan bl.a. indgå i jpg og tif format samt ooxml-format.

Fremtiden

Retsplejeloven anerkender nogle grundlæggende principper om mundtlighed og umiddelbarhed omkring retssager. Der skal således stadig være retsmøder til hovedforhandling. Man kan ikke undervurdere betydningen af at møde og høre vidner F2F (ansigt til ansigt). Der er behov for at udtrykke sig med kropssprog, emotionelle udtryk, og for at den tabende part føler at have haft adgang til at blive hørt. Digitaliseringen ændrer ikke på dette. Dog sker der i højere grad en kommunikation via videolink, fx visse vidneafhøringer. Og fremover vil advokaterne, parterne og retten se på dokumenter m.v. på egne og fælles computerskærme under retsmøderne.
  
Digitaliseringen fører også til, at der etableres domsdatabaser, der er mere komplette, systematiserede og søgbare, således at der er et endnu mere sikkert grundlag for ensartede domme.

En række forhold i domsskrivningen bliver automatiseret eller semiautomatiseret.

Udviklingen er kun begyndt. Det kan her tilføjes, at på en række småsagsområder - helt uden for domstolene - har borgerne allerede accepteret automatiske afgørelser på grundlag af egne og eventuelt modpartens indtastninger, fx på portaler om kompensation til flypassagerer, på Airbnb, Ebay m.fl.

Småsagerne hos domstolene vil måske også bevæge sig denne vej til Online Dispute Resolution (ODR).

Sikkerhed og lagring

Det er teknisk muligt at arbejde med udkast til skrifter og kommunikationer i portalen. Inden en sag er anlagt ved domstolene, er det dog mere hensigtsmæssigt at arbejde med udkast til stævning og med bilagene m.v. på advokatens og klientens it-platform. Dette vil også være hensigtsmæssigt i det videre forløb, både af tekniske og af sikkerhedsmæssige årsager. Dertil kommer behovet for adgang til dokumenter m.v., også når sagen er afsluttet ved domstolene.

Der er derfor mange gode grunde til som hidtil at sikre sin egen særskilte opbevaring af alle filer og dokumenter.

Dertil kommer, at alle it-løsninger og platforme kan blive genstand for nedbrud og også for indbrud. Også dette giver grund til at foretage egen opbevaring af filerne uden for portalen.

Hertil kommer, at sagsøgeren i en sag, som til retten indleverer følsomme eller fortrolige oplysninger, risikerer, at disse oplysninger tilgår en ukendt personkreds hos en sagsøgt part eller hos en part længere ude i kontraktforholdet eller i erstatningssagen, som tilvarsles eller adciteres af en modpart.

Risikoen for utilsigtet udbredelse af indholdet til en stor kreds af personer øger behovet for, at det overvejes om fortrolige og følsomme dokumenter nødvendigvis skal ind i sagen, eller om man kan nøjes med uddrag af dem.

Advokatetik og god skik

Brugen af www.minretssag.dk giver udfordringer i forhold til overholdelse af god advokatskik. En advokat skal sørge for, at modpartens advokat modtager underretning om sagsanlæg og andre forhold samtidigt med henvendelse til retten herom. Det er også stridende mod god advokatskik at være i direkte kontakt med en modpart, som i sagen er repræsenteret af en advokat. Hvis en part, som også er repræsenteret ved advokat, vælger at kommunikere direkte selv på portalen, vil der være behov for koordinering, herunder med hensyn til om modpartens advokat kan besvare.

Fejlekspeditioner

Som i al anden sagsekspedition kan der ske fejl ved indleveringen af processkrifter og bilag via portalen. Fejl i forhold til up-loadede dokumenter må korrigeres ved henvendelse til retten med anmodning om tilbagekaldelse. Retten har mulighed for online at lade dokumenter udgå ved, at disse bliver gjort ikke-synlige.

Metadata i dokumenter kan blive interessante. Har modparten fejlagtigt indleveret sin "rygende pistol" i form af afslørende track-changes, kommentarer eller authors i dokumenter eller dato og sted i fotos?

Fejl kan også opstå grundet den benyttede it-hardware og software. Portalen er baseret på windows-styring. For at minimere fejl og virus må det anbefales indtil videre at benytte en opdateret windows-baseret PC med tastatur. Brug af androids, smartphones og iPads uden tastatur øger risikoen for fejl både ved indtastning, og ved at der fejlagtigt kopieres uforståelige og uvedkommende koder, tekstpassager eller fildele ind i portalens oplysningsbokse.

Den lettere adgang til at kommunikere direkte med retten og de øvrige parter døgnet rundt øger også risikoen for umiddelbare og impulsive svar og reaktioner, som det kendes fra andre dele af internettet, med et instinktivt indhold, som ikke er afstemt med advokaten og måske endog udgør foragt for retten. Det er set i udlandet, at digital adgang væsentligt øger omfanget af tilbagekaldte begæringer og annullerede sagsanlæg.

De mange mails fra domstolene til e-Boks kan give anledning til, at vigtige meddelelser fortabes i mængden, og også til at en vigtig meddelelse anses for forkyndt, eller at en frist begynder at løbe, blot fordi en tilfældig medarbejder har åbnet eller videresendt en mail på e-Boks, men uden at nogen har taget ansvar for en reaktion.

Persondata og forretningshemmeligheder

Domstolene har som hidtil pligt til at sikre, at der ikke hos domstolene sker tilsidesættelse af retsplejeloven og andre love.

Retterne skal sikre, at der ikke hos retterne sker uvedkommende adgang til sagen, dvs. uvedkommende adgang til portalen. Denne forpligtelse gælder også hos de medvirkende advokatfirmaer.

Men domstolene og advokaterne har ikke kontrol over adgangen hos parterne, dvs. hvilke medarbejdere der har adgang til sagen via medarbejdersignatur.

Udgangspunktet i opsætningen i www.minretssag.dk er, at der er åben adgang for alle med Nem-ID/medarbejdersignatur for virksomheden eller myndigheden, som er part eller på anden måde berørt. Det vil sige, at når en virksomhed er blevet stævnet, vil alle i virksomheden med adgang til e-Boks og/eller www.minretssag.dk have adgang til at se alle oplysninger i sagen, herunder også fortrolige og/eller krænkende oplysninger i sagsforhold, som medarbejderen intet har med at gøre. Der kan således ske en overtrædelse af persondataloven, ligesom der kan ske krænkelse af egne forretningshemmeligheder eller aftaleparters forretningshemmeligheder, som bl.a. beskyttes af den kommende lov om forretningshemmeligheder.

Det påhviler virksomheder som modtagere af post i e-Boks og som parter i sager på www.minretssag.dk at sikre, at uvedkommende ikke har adgang. Både i forhold til persondata og også i forhold til mange forretningshemmeligheder må oplysningerne kun deles på "need-to-know-basis". Det betyder, at der kun må være adgang for medarbejdere, for hvem det er nødvendigt for udførelsen af arbejdsopgaverne at have adgang. Adgangen kan begrænses både via opsætning af NemID/medarbejdersignatur og også specifikt for sagerne på www.minretssag.dk

Gode rutiner og adgangsbegrænsning hos virksomhederne

Adgangen til henholdsvis e-Boks og www.minretssag.dk skal begrænses til bestemte ledende medarbejdere og medarbejdergrupper.

På www.minretssag.dk kan virksomhederne under rettighedsgrupper foretage en tildeling af videregående adgang for enkelte andre medarbejdere eller medarbejdergrupper, som har relevans for den konkrete sag, og som er defineret af virksomhedens administrator af NemID/medarbejdersignatur.

Anbefalingen er således at fravige udgangspunktet med fri adgang, også kaldet 'den åbne model', således at adgangen sker efter en 'lukket model', hvorefter de medarbejdere, som har adgang til portalen, kan åbne op for andre relevante personer i forhold til den enkelte sag.

Det er hensigtsmæssigt at fravælge at modtage faste mails i e-Boks og til medarbejdernes mailadresser, hvis virksomheden har ekstern advokatassistance. Det er unødigt dobbeltarbejde, at både virksomheden og advokaten følger op på alle mails og notifikationer fra retssagsportalen.

Til gengæld skal virksomheden sikre, at henvendelse fra Danmarks domstole til virksomhedens e-Boks straks videresendes til de ansvarlige interne jurister og/eller eksterne advokater, og det skal sikres, at disse er instrueret om at reagere inden for de tidsfrister, som domstolene fastlægger, særligt ved nyanlagte sager. Derudover bør der vedtages en politik i virksomheden med hensyn til, om virksomheden følger med på retssagsportalen, og om hvorvidt det er forbudt for virksomhedens medarbejdere at kommunikere direkte selv derpå.

Man bør derfor (a) udstede politikker om, og hvordan virksomheden skal arbejde med retssager på portalen, (b) fastlægge forretningsgange for løsningen af opgaverne, herunder rollerne i forhold til ekstern advokat, og (c) sikre at berørte medarbejdere får den nødvendige uddannelse i evt. brug af portalen, herunder efterlevelse af politikker og forretningsgange.

Plesner tiltag

Når Plesner varetager en sag for en klient ved Danmarks domstole, vil Plesner, hvis ikke andet er aftalt, sikre, at henvendelser fra retten m.v. kun tilgår Plesner og ikke virksomhedens e-Boks. Plesner følger med i sagens udvikling på www.minretssag.dk og orienterer klienten når nødvendigt. Plesner opbevarer alle dokumenter og udkast m.v. separat på egen it-platform som hidtil.

Plesner vil have opmærksomhed på risici og mulige fejlekspeditioner. Utilsigtede metadata og lignende i dokumenter, som skal up-loades, kontrolleres. Plesner vil være førende i den digitale retssagsførelse ved brug af alle relevante tekniske hjælpemidler. Plesner vil rådgive og bistå klienterne med det bedst mulige digitale resultat, og herunder bistå med udarbejdelse og implementering af politikker og forretningsgange til styring af portalens brug.

Seneste nyt om Dispute Resolution

Dispute Resolution