Krav om elektronisk udbud

Ordregivende myndigheder er fra den 1. juli 2018 forpligtede til at gennemføre alle dele af en udbudsproces ved anvendelse af elektroniske kommunikationsmidler. Det betyder, at det ikke længere vil være muligt at kommunikere og udveksle materiale via f.eks. emails, som ellers hidtil har været et udbredt kommunikationsmiddel i udbudsprocesser. 

Ordregivende myndigheder skal i stedet benytte et elektronisk udbudssystem til offentliggørelse af dokumenter og al kommunikation i øvrigt, dvs. offentliggørelse af udbudsmaterialet, modtagelse af prækvalifikationsansøgninger og tilbud, herunder ESPD, samt spørgsmål og svar.

Bekendtgørelse nr. 1572 af 30. november 2016 om elektronisk kommunikation opstiller en række krav til bl.a. tilgængelighed, funktionalitet og ligebehandling af tilbudsgiverne, som det elektroniske udbudssystem skal overholde. Bekendtgørelsen opstiller også en række mere specifikke krav, som systemer skal overholde, herunder:

1. Systemet skal med rimelighed sikre, at dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes.
2. Kun bemyndigede personer må kunne fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud.
3. Det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgninger og tilbud skal kunne fastslås med sikkerhed.
4. Kun bemyndigede personer må have adgang til at gøre sig bekendt med indholdet af ansøgninger og tilbud efter åbning af disse.

Det er ikke et krav, at ordregivende myndigheder etablerer deres eget elektroniske udbudssystem. Der findes således i dag flere uafhængige leverandører af elektroniske udbudssystemer, som overholder bekendtgørelsens krav, og som ordregivende myndigheder kan anvende.

Hvordan kan Plesner hjælpe?

Plesner har bred erfaring med elektroniske udbudssystemer og har som forberedelse til de nye reglers ikrafttrædelse været i dialog med de væsentligste udbydere af elektroniske udbudssystemer. Vi har derfor indsigt i de forskellige systemer, deres funktionalitet og muligheder og kan således bistå ordregivende myndigheder med rådgivning om valg af elektronisk udbudssystem, således at myndigheden får et system, som passer til netop dennes behov.

Vi kan endvidere bistå med den praktiske gennemførelse af udbuddet via det valgte system og kan i den forbindelse også bistå med rådgivning om udbudsstrategi, udarbejdelse af udbudsmateriale mv.

Tilbudsgivere skal ikke selv træffe et valg af elektronisk udbudssystem, men skal kunne bruge det system, som den ordregivende myndighed har besluttet at anvende. Tilbudsgivere skal således potentielt kunne navigere i flere forskellige udbudssystemer. Vi vil naturligvis kunne bistå tilbudsgiver i forbindelse med deltagelse i udbud, uanset hvilket udbudssystem ordregiver har valgt at anvende.