Fratrådte medarbejderes email-konti

En arbejdsgiver må gerne holde en medarbejders email-konto åben i en periode, efter at medarbejderen har forladt virksomheden i forbindelse med fritstilling eller fratræden. Det har Datatilsynet konkluderet i to afgørelser af 14. april 2011.

Den ene sag drejede sig om en medarbejder, der først var blevet opsagt og fritstillet - og herefter bortvist. Medarbejderen havde ikke adgang til sin email-konto hos arbejdsgiveren efter fritstillingen, men arbejdsgiveren holdt i perioden efter fritstillingen kontoen åben og læste de indkomne emails.

I den anden sag klagede en fratrådt medarbejder over, at arbejdsgiveren ikke havde lukket medarbejderens email-konto hos arbejdsgiveren umiddelbart efter medarbejde­rens fratrædelse. Medarbejderen blev ikke direkte infor­meret om, at kontoen stadig var åben, men modtog selv to gange emails fra kontoen, ligesom der en enkelt gang blev sendt en email til en anden end medarbejderen fra email-kontoen.

I begge sager lagde Datatilsynet ud med at fastslå, at der efter Datatilsynets opfattelse er tale om behandling af personoplysninger omfattet af persondataloven, når en medarbejders initialer anvendes i en email-adresse. An­vendelsen af en sådan email-adresse udgør derfor be­handling af personoplysninger, der skal følge reglerne i persondataloven. Datatilsynet understregede dog i samme forbindelse, at selve indholdet af den email-kor­respondance, der behandles, ikke nødvendigvis udgør personoplysninger, og at åbning og læsning af private emails er et strafferetligt spørgsmål, der falder uden for Datatilsynets kompetence.

I begge sager kom Datatilsynet frem til, at arbejdsgi­verne havde været berettigede til at benytte medarbej­dernes email-konti hos arbejdsgiverne til at modtage emails i en periode, efter at medarbejderne havde forladt virksomheden. Afgørelserne blev begrundet med, at hensynet til virksomhedernes drift i denne situation oversteg hensynet til de tidligere medarbejdere. I rela­tion til den sidstnævnte af sagerne tilføjede Datatilsynet dog, at arbejdsgiveren burde have informeret medarbej­deren om, at kontoen blev holdt åben og hvor længe, dette ville være tilfældet.

Afgørelserne fastslår, at en arbejdsgiver for at varetage sine forretningsmæssige interesser som udgangspunkt vil være berettiget til at modtage emails via medarbejde­rens email-konto i en periode efter medarbejderens fratrædelse. Datatilsynet har i forlængelse af de to sager udstukket generelle retningslinjer for fratrådte medar­bejderes email-konti.