1 Dataansvarlig

Plesner optræder som dataansvarlig i en række situationer. Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

Plesner Advokatpartnerselskab
CVR: 38 47 79 35
Amerika Plads 37
DK-2100 København Ø
compliance@plesner.com  
Telefon: +45 33 12 11 33

2 Databehandler

Sommetider optræder Plesner som databehandler. Dette er i situationer, hvor Plesner fx administrerer en whistleblowerordning for en klient. I det tilfælde finder denne privatlivspolitik ikke anvendelse.

3 Beskrivelse af behandlingen

Vi behandler kun personoplysninger, som er nødvendige at behandle ud fra legitime formål. I vores behandling foretager vi ikke automatiske afgørelser, herunder profilering ud fra dine personoplysninger.

Nedenfor har vi redegjort for, til hvilke formål og på hvilke juridiske grundlag vi behandler dine personoplysninger, med reference til databeskyttelsesforordningen ("GDPR") og/eller databeskyttelsesloven ("DBL"). Såfremt vi har brug for at behandle en personoplysning til et andet formål end det oprindelige, underretter vi dig om dette forud for viderebehandlingen.

3.1 Levering af vores ydelser
I forbindelse med levering af ydelser til vores klienter, vil det altid ske ved, at vi opretter en sag i vores sagsstyringssystem. Såfremt en eller flere parter er en del af sagen, vil disse være tilknyttet sagen i vores system. Hvis du er tilknyttet vores klient eller en part på sagen, vil vi behandle en række personoplysninger om dig. Personoplysningerne bruger vi til at kommunikere med dig, behandle sagen samt foretage eventuelle registreringer i myndigheders digitale serviceløsninger.

Vi behandler en række almindelige personoplysninger om dig, herunder kontaktoplysninger såsom navn, stilling, email, telefon, adresse og oplysninger om, hvor du er ansat. Skal vi foretage registreringer i offentlige myndigheders databaser (Fx virk.dk, tinglysningen.dk eller minretssag.dk), kan vi af hensyn til at identificere dig være nødt til at behandle flere af dine almindelige personlige oplysninger, herunder dit CPR-nummer.

I forbindelse med behandlingen af forsikringssager, der omhandler enkeltpersoner, behandler vi i nogle tilfælde følsomme personoplysninger om dig, f.eks. helbredsoplysninger. Der kan ligeledes være situationer, hvor vi har behov for at behandle oplysninger om strafbare forhold. Det samme gør sig gældende, når vi forestår en advokatundersøgelse. 

Kilderne til personoplysningerne er enten vores klient, dig selv eller en anden person tilknyttet den part, som du repræsenterer. I visse tilfælde, fx ved forsikringssager, advokatundersøgelser eller lignende, kan personoplysningerne oplyses af andre parter på sagen. 

Vi behandler dine personoplysninger for at opfylde en kontrakt (GDPR art. 6.1.b) med vores klienter som privatpersoner, da dette er nødvendigt for at opfylde aftalen om advokatbistand med dig. For personer tilknyttet vores klienter eller parter i en sag, som vi behandler, er behandlingsgrundlaget interesseafvejningsreglen (GDPR art. 6.1.f), hvor den legitime interesse er at håndhæve eller forsvare retskravet for vores klient. Hvis der er tale om følsomme personoplysninger er behandlingsgrundlaget, at vi skal håndhæve eller forsvare et retskrav (GDPR art. 9.2.f). 

CPR-numre på klienter, som er fysiske personer, behandles for at håndhæve eller forsvare et retskrav (DBL § 11, stk. 2, nr. 4). Oplysninger om strafbare forhold behandles, såfremt dette har interesse i enkelte sager, samt når denne interesse overstiger hensynet til den registrerede (DBL § 8, stk. 3).

Er der behov for at foretage officielle registreringer, kan vi dele dine personoplysninger med en række offentlige myndigheder via myndighedernes indberetningsportaler. Det drejer sig om Erhvervsstyrelsen (virk.dk), Tinglysningsretten (tinglysning.dk) og Domstolsstyrelsen (minretssag.dk).

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det eller de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 15 år efter sagens afslutning, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.

3.2 Særligt ved konkurs, gældssanerings-, tvangsopløsnings-, rekonstruktions- og likvidationssager ("bosager")
I forbindelse med udførelse af vores forpligtelser som advokat, når vi indtræder som kurator, likvidator eller rekonstruktør i konkurs, likvidation eller rekonstruktioner, vil vi behandle oplysninger om konkursboets ejere, bestyrelsesmedlemmer, ledelsesmedlemmer, medarbejdere, kunder, leverandører m.m. Vi kan i nogle tilfælde blive udpeget af skifteretten til at behandle gældssaneringssager, hvorefter vi vil behandle personoplysninger med henblik på at bistå skifteretten med gældssaneringen. 

Når vi indtræder som bobehandler, vil vi behandle en række almindelige personoplysninger, herunder navn, stilling, private og arbejdsrelaterede kontaktoplysninger, email, adresse og telefonnummer. I forbindelse med behandlingen kan vi også behandle oplysninger vedrørende din ansættelse, herunder bl.a. ansættelsesaftale, arbejdstid, løn-, skatte- og økonomioplysninger. Desuden behandler vi CPR-numre på skyldnere, medarbejdere og på ledelsesmedlemmer. Vi kan i de fleste tilfælde skulle behandle en række følsomme personoplysninger, herunder fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsoplysninger mm. Der kan ligeledes være situationer, hvor vi har behov for at behandle oplysninger om strafbare forhold.

Kilderne til oplysningerne er primært fra dig selv eller din arbejdsgiver. Oplysningerne kan også stamme fra en offentlig myndighed. 

Vi behandler dine personoplysninger for at overholde de retlige forpligtelser, som vi påtager os, når vi hjælper skifteretten, samt indtræder som henholdsvis kurator eller rekonstruktør (GDPR art. 6.1.c). Vores behandling kan også ske på baggrund af interesseafvejningsreglen (GDPR art. 6.1.f). De legitime interesser, vi forfølger, er vores udøvelse af advokaterhvervet. 

Vores retlige grundlag for at behandle CPR-numre er i henhold til den pågældende lovgivning på området, (DBL § 11, stk. 2, nr. 1). Når vi videregiver dit CPR-nummer, sker det som et naturligt led i driften og er af afgørende betydning for identifikation af den registrerede, og det finder sted, når interessen overstiger hensynet til den registrerede selv (DBL § 11, stk. 2, nr. 3). 

Vi behandler dine følsomme personoplysninger for at forfølge, fastlægge eller forsvare et retskrav (GDPR art. 9.2.f). Vi behandler dine personoplysninger for at overholde de retlige forpligtelser, som vi påtager os, når vi hjælper skifteretten, samt indtræder som kurator eller rekonstruktør (GDPR art. 9.2.g). Oplysninger om strafbare forhold behandles, når det er nødvendigt for interessen i sagen, og interessen overstiger hensynet til den registrerede (DBL § 8, stk. 3). Derudover kan oplysningerne om strafbare forhold behandles for at forfølge, fastlægge eller forsvare et retskrav (DBL § 8, stk. 5).

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjemand. Hvis en myndighed, f.eks. Skifteretten, Gælds- og Skattestyrelsen, Politiet eller lignende fatter interesse for sagen, har vi efter konkursloven og selskabslovens regler pligt til at videregive informationerne til de pågældende myndigheder. Derudover kan overførslen ske som led i sagsbehandlingen, f.eks. til eksterne juridiske rådgivere som bistår i behandlingen, medkuratorer og lignende. 

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 15 år efter sagens afslutning, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring. 

3.3 Gennemførelse af hvidvaskprocedure og oprettelse af klientkonto i banker
I sager, der omhandler transaktion af værdier, skal vi i henhold til hvidvaskloven entydigt registrere, hvem klientens reelle ejere er. Det samme krav gælder, når vi på vegne af en klient skal oprette en klientkonto i en bank. Er du eller din virksomhed klient hos os, kan du derfor blive bedt om at tilvejebringe dokumentation for, hvem du selv er, eller at bidrage til at identificere din arbejdsgivers reelle ejere.

For at kunne gennemføre og afslutte en hvidvaskkontrol, har vi brug for en række almindelige personoplysninger herunder navn, adresse, fødested og nationalitet. Vi vil have behov for at få oplysningerne bekræftet i form af en indscannet kopi af et kørekort eller pas. Når de reelle ejere ikke er danske eller har fast ophold i Danmark, kan der være behov for at indhente yderligere dokumentation.

Kilderne til indsamlingen af informationen vil altid være de berørte personer selv.

Vi behandler disse personoplysninger i henhold til overholdelse af retlige forpligtelser (GDPR art. 6.1.c). Den retlige forpligtelse fremgår af Lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme. I særlige tilfælde kan der også behandles følsomme personoplysninger, hvilket vil ske i henhold til de væsentlige samfundsinteresser på grundlag af EU-retten og den nationale ret (GDPR art. 9.2.g). Oplysninger om CPR-numre behandles i henhold til overholdelse af lovgivningen (DBL § 11, stk. 2, nr. 1). 

I de tilfælde, hvor der er behov for at oprette en klientkonto, deler vi de indsamlede personoplysninger med den pågældende bank, som i dette tilfælde er omfattet af samme lovgivning som os.

Hvis en myndighed, f.eks. Finanstilsynet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet, fatter interesse for bestemte transaktioner, har vi efter hvidvaskloven pligt til at videregive informationerne til de pågældende myndigheder.

Personoplysninger indhentet som led i opfyldelse af efterlevelse af kravene i hvidvaskloven opbevares i minimum fem år efter forretningsforholdets ophør, hvor der i særlige tilfælde kan være kortere eller længere opbevaringsperioder, herunder for at overholde retlige krav til sletning og opbevaring.

Vi har pligt til at sikre, at de informationer, vi indsamler, stadig er relevante for transaktionen og løbende holdes opdaterede. Vi kan i disse tilfælde, med maksimalt 36 måneders mellemrum, kontakte dig med henblik på en ajourføring.

3.4 Kurser og seminarer
Når du deltager i et kursus eller seminar hos os, anvender vi dine personoplysninger til at holde kontakt med dig før, under og efter den pågældende aktivitet. Behandlingen af personoplysninger gælder også, når du er ansat hos en af vores klienter, og du er tilmeldt et kursus eller seminar.

Til brug for gennemførelsen af et kursus eller seminar behandler vi kun almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, stilling, email, telefon og hvor du er ansat.

Kilderne til de oplysninger, vi behandler, stammer fra dig selv eller fra din arbejdsgiver, hvis det er denne, der har tilmeldt dig kurset eller seminaret.

Vi behandler dine personoplysninger baseret på opfyldelse af kontrakt, hvis du selv er part til aftalen, da oplysningerne er nødvendige for at opfylde en aftale med dig (GDPR art. 6.1.b). Behandlingen kan også finde sted på grundlag af interesseafvejningsreglen (GDPR art. 6.1.f), hvor den legitime interesse er at administrere seminarer og udsende evalueringsskemaer mv.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne gennemføre det pågældende kursus eller seminar, og evaluere det. Et kursus kan indgå i en på forhånd beskrevet fastlagt sammenhæng med andre kurser eller netværksetablering. I disse tilfælde opbevarer vi dine personoplysninger, indtil hele forløbet eller netværksarbejdet er afsluttet og evalueret. Er du ansat hos en af vores klienter, opbevarer vi dine oplysninger, så længe vi indgår i et forretningsforhold med klienten. Er der tale om et betalingsarrangement, så opbevarer vi faktura-data i regnskabsåret plus fem år som fastsat ved bogføringsloven.

3.5 Markedsføring
Vi bruger personoplysninger i forbindelse med markedsføringsmæssige tiltag, herunder for at kunne målrette vores kommunikation til dig. Den målrettede kommunikation inkluderer udsendelse af nyhedsbreve, herunder Plesner Insight. Plesner kan foruden dette behandle personoplysninger om dig i forbindelse med vores interaktion (bl.a. likes, follows, delinger m.v.) på forskellige sociale medier, herunder LinkedIn, Facebook og Instagram. I enkelte tilfælde kan du indgå direkte i vores nyheder på de sociale medier (bl.a. i form af billeder, ved navn el.lign.). I sådanne situationer vil vi altid søge at indhente samtykke.

For at opbygge og pleje stærke relationer til vores eksisterende og potentielle klienter, behandler vi personoplysninger om dig i vores CRM-system.

Hertil behandler vi udelukkende almindelige personoplysninger herunder navn, stilling, email, telefon og hvor du er ansat. Vi registrerer desuden, om du ønsker at kommunikere med os på dansk eller engelsk.

Kilderne til personoplysningerne stammer fra dig selv eller indhentes fra offentligt tilgængelige kilder, f.eks. din LinkedIn-profil, Facebook eller Instagram. Ved brug af vores hjemmeside indhenter vi oplysninger i forbindelse med din tilmelding til nyhedsbrevet. 

Det retlige grundlag for at behandle oplysningerne er interesseafvejningsreglen (GDPR artikel 6.1.f). De legitime interesser, som vi forfølger, er vores markedsføringsinteresse og vores interesse i at målrette det materiale, vi sender til dig. De legitime interesser, som vi forfølger ved behandlingen i vores CRM-system, er at kunne varetage den daglige kundeadministration og -relation, samt håndtering af regnskabs- og økonomiopgaver. Hvis du indgår direkte i vores nyheder på sociale medier, er vores retlige grundlag for behandlingen af oplysningerne baseret på samtykke (GDPR art. 6.1.a). 

Har du tilmeldt dig et eller flere af vores nyhedsbreve, gemmer vi dine personoplysninger, så længe du ønsker at modtage materiale fra os og i op til to år derefter. Har vi indsamlet offentlig tilgængelig information om dig for at kunne gennemføre markedsføringsmæssige tiltag, gemmer vi materiale om dig, så længe det pågældende tiltag er i gang og to år derefter. 

Som hovedregel opbevares personoplysninger på vores sociale medier i et år. For at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring, kan der dog i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder. 

Vi opbevarer dine personoplysninger i vores CRM-system, så længe det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 5 år efter forretningsforholdets ophør, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring. 

3.6 Leverandører- og Samarbejdspartnere
For at varetage vores kontraktstyring, samt modtage varer og tjenesteydelser fra vores leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi en række personoplysninger om vores leverandører, samarbejdspartere samt eventuelle kontaktpersoner hos disse.

Vi behandler en række almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, email og telefon, samt eventuelle bankoplysninger på leverandører og samarbejdspartnere. Ligeledes behandler vi almindelige personoplysninger på kontaktpersoner hos leverandøren og samarbejdspartneren i form af navn, titel, email og telefon.

Kilderne til de oplysninger, vi behandler, stammer fra dig selv eller fra din arbejdsgiver, hvis det er denne, der har haft den første kontakt med os i forbindelse med kontrakten. 

Det retlige grundlag for behandling af personoplysninger er opfyldelse af kontrakt med vores samarbejdspartner (GDPR art. 6.1.b). I enkelte tilfælde behandler vi personoplysningerne på grundlag af interesseafvejningsreglen (GDPR art. 6.1.f), hvor den legitime interesse er kommunikation med leverandører og samarbejdspartnere, samt sikre at kunne tilbyde professionelle serviceydelser til vores klienter.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 5 år efter endt samarbejdsophør, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.

3.7 Besøgende på Plesners områder inkl. TV-overvågning
I forbindelse med besøg i Kobbertårnet behandler vi oplysninger om besøgende. Vi foretager videoovervågning på udvalgte områder i Kobbertårnet. Vi kan i den forbindelse behandle almindelige personoplysninger, herunder navn, titel, telefon, email, hvilken klient, personen repræsenterer, samt navnet på den "vært" hos Plesner, som du skal besøge.

Behandlingen af personoplysningerne sker på baggrund af interesseafvejningsreglen (GDPR art. 6.1.f). De legitime interesser, som vi forfølger, er at sikre vores fysiske område, opretholdelse af sikkerhedsforanstaltninger samt forebyggelse og opklaring af kriminalitet. I særlige tilfælde kan der behandles personoplysninger om strafbare forhold, disse oplysninger behandles såfremt det er nødvendigt for interessen i sagen, og at denne interesse overstiger hensynet til den registrerede selv (DBL § 8, stk. 3).

Vi opbevarer ikke oplysninger om besøgende (gæster) i Kobbertårnet. Dog opbevarer vi registrering og videooptagelser, hvis der foreligger et grundlag herfor. Videooptagelser  lagres på en lokal server hos os og slettes som hovedregel automatisk efter 30 dage, medmindre der er identificeret en hændelse, der begrunder, at materialet opbevares i en længere periode.

3.8 Administration af pårørende til medarbejdere
I forbindelse med vores arbejde med personaleadministration behandler vi personoplysninger om pårørende til ansatte og tidligere ansatte. Vi behandler udelukkende almindelige personoplysninger, herunder navn, email og telefon på den pårørende.

Kilderne til de oplysninger, vi behandler, stammer fra vores ansatte eller tidligere ansatte. 

Behandlingen af personoplysningerne sker på baggrund af interesseafvejningsreglen (GDPR art. 6.1.f). Den legitime interesse vi forfølger, er at være i stand til at komme i kontakt med medarbejderes pårørende, såfremt dette er nødvendigt.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 6 år efter medarbejderens fratrædelsesdato, medmindre der er specielle grunde til at opbevare oplysningerne i længere periode.

3.9 Optimering af din brugeroplevelse på vores hjemmeside
Når du besøger vores hjemmeside, opsamles der ved brug af "cookies" ligeledes personoplysninger om din adfærd. Læs mere i Plesners cookie-politik.

4 Modtagere

Vi behandler oplysningerne fortroligt og videregiver som udgangspunkt ikke dine oplysninger. Dette kan dog ske til eksterne leverandører, herunder databehandlere, som bistår Plesner med drift af virksomheden.

I visse tilfælde videregives dine oplysninger til eksterne tredjeparter såsom specifikke klienter, modparter, myndigheder og/eller domstole.

Særligt i forhold til sager omhandlet i pkt. 3.2 og 3.3, vil vi afhængigt af de konkrete omstændigheder videregive personoplysninger til tredjeparter, hvor det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, og/eller hvis det sker som led i sagsbehandling. Det kan f.eks. være til Skifteretten, Skatteforvaltningen, politiet, andre advokatvirksomheder eller revisorer.

5 Tredjelande

Vi overfører som udgangspunkt ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. 

I enkelte tilfælde kan det være nødvendigt at overføre personoplysninger til lande beliggende uden for EU/EØS, herunder f.eks. til en specifik klient, modpart, domstol eller lignende. I så fald vil overførslen ske i overensstemmelse med GDPR artikel 49.1.e, hvorefter overførslen kan ske, såfremt det er nødvendigt, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 

Ved overførsel af personoplysninger i andre situationer, herunder fx til vores samarbejdspartnere eller leverandører behandles personoplysningerne af vores databehandlere, og behandlingen vil derfor ske efter vores instruks. Oplysningerne vil som udgangspunkt ske på baggrund af Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser som vores overførselsgrundlag.

6 Dine rettigheder

Vi gør opmærksom på, at du har følgende rettigheder:

• Ret til indsigt. Du har ret til at anmode om indsigt i dine personoplysninger samt at anmode om at modtage en række oplysninger om den eller de behandlinger, vi foretager.
• Ret til berigtigelse. Du har ret til at få urigtige personoplysninger berigtiget og få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.
• Ret til at blive glemt. Du har ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger.
• Ret til begrænset behandling. Du har endvidere ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, således at personoplysningerne ikke må behandles på anden vis end blot at blive opbevaret.
• Ret til dataportabilitet. Endelig har du ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format til personlig brug, samt ret til at flytte dine personoplysninger til en anden dataansvarlig.
• Ret til indsigelse. Du har ret til i særlige situationer at modsætte dig en lovlig behandling af dine personoplysninger fx ved direkte markedsføring.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder, dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder eller har du spørgsmål vedrørende vores behandling af persondata, er du velkommen til at kontakte Plesner på compliance@plesner.com eller telefon +45 3312 1133.

7 Tilbagetrækning af samtykke

Er vores behandling af dine personoplysninger baseret på et samtykke kan du til enhver tid trække dette samtykke tilbage. Dette berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget forinden tilbagetrækningen. Tilbagetrækning af samtykke har først virkning fra det tidspunkt, du oplysninger om dette.

Såfremt du ønsker at gøre brug af retten til at trække dit samtykke tilbage eller har spørgsmål vedrørende vores behandling af persondata, er du velkommen til at kontakte Plesner på compliance@plesner.com eller telefon +45 3312 1133.

8 Ændringer

Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik som følge af ændringer i lovgivningen eller justering i vores forretningsgange.

9 Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet og vi henviser i denne forbindelse til Datatilsynets hjemmeside.

10 Kontaktoplysninger

Plesner Advokatpartnerselskab
CVR: 38 47 79 35
Amerika Plads 37
DK-2100 København Ø
Email: compliance@plesner.com 
Telefon: +45 3312 1133


Senest opdateret: 17. januar 2023