Oplysningspligt ved tjenestesamtaler

En arbejdsgiver havde ikke handlet i strid med persondatalo­vens regler om oplysningspligt ved registrering af samtaler med en ansat, da det måtte formodes, at den ansatte havde været bekendt med formålet og brugen af oplysningerne. Dette kom Datatilsynet frem til ved en afgørelse af 10. januar 2012.

Sagen drejede sig om en medarbejder, der var blevet ansat med prøvetid i en kommune. Under prøvetiden var medar­bejderen blevet indkaldt til fem samtaler med ledelsen. Under samtalerne blev medarbejderens arbejde og adfærd drøftet. Efterfølgende blev medarbejderen opsagt. Medar­bejderen mente, at kommunen havde handlet i strid med persondataloven ved at anvende notaterne fra samtalerne i forbindelse med opsigelsen. Medarbejderen gjorde gæl­dende, at hun ikke havde været bekendt med, at samta­lerne var relateret til problemstillinger i hendes ansættelse, som kunne få ansættelsesmæssige konsekvenser.

Datatilsynet lagde indledningsvis til grund, at oplysnin­gerne i notaterne, der var udfærdiget på baggrund af sam­talerne, var omfattet af persondataloven. Efter personda­talovens regler skal den dataansvarlige give den registre­rede visse oplysninger i forbindelse med registreringen, herunder formålet med behandlingen og alle yderligere oplysninger, der er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser.

Datatilsynet fandt, at det i forbindelse med de konkrete samtaler måtte have været klart for medarbejderen, hvad formålet med samtalen havde været. Henset til at medar­bejderen var ansat på prøve, måtte det også være klart for hende, at der foregik en bedømmelse af hendes arbejde, og at samtalerne ville indgå i arbejdsgiverens endelige evaluering. Følgelig udløste inddragelsen og brugen af oplysningerne ikke et krav om yderligere oplysning. Kom­munen havde derfor ikke handlet i strid med persondatalo­vens regler om oplysningspligt.

Datatilsynet fandt dog, at det havde været bedst stem­mende med persondatalovens oplysningspligt, hvis kom­munen havde gjort medarbejderen bekendt med mu­ligheden for at anmode om indsigt i og berigtigelse af de noterede oplysninger.

Afgørelsen viser, at det må være klart for en medarbejder på prøve, at samtaler med arbejdsgiver vil indgå i evalue­ringen af medarbejderen, hvorfor oplysningspligten i hen­hold til persondataloven i konkrete situationer kan undla­des.