Folketingets Ombudsmand har i en udtalelse forholdt sig til, hvorvidt Statsministeriet med henvisning til offentlighedslovens § 33, nr. 5, kunne give afslag på aktindsigt i oplysninger fra en personalesag, som indgik i en sag hos ministeriet, der ikke var en personalesag.

Efter offentlighedslovens § 21, stk. 2, omfatter retten til aktindsigt ikke sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste. Det betyder, at der som udgangspunkt ikke kan gives aktindsigt i en offentlig ansats personalesag, bortset fra oplysninger om navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.

Bestemmelsen i § 21 gælder alene i forhold til konkrete ansættelser, hvor der er etableret et tjenesteforhold mellem den ansatte og den pågældende forvaltningsmyndighed.

Der kan således rejses spørgsmål om, i hvilket omfang der kan meddeles aktindsigt i tilfælde af, at oplysninger fra en personalesag er tilgået en ikke-personalesag hos en anden myndighed. Spørgsmålet om adgang til aktindsigt i personaleoplysningerne hos denne anden myndighed reguleres af offentlighedslovens § 33, nr. 5, hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

I udtalelsen tog ombudsmanden stilling til en journalists klage over, at Statsministeriet havde givet afslag på aktindsigt i oplysninger, som indgik i en sag hos ministeriet, der ikke var en personalesag. Oplysningerne indgik også i to personalesager hos Moderniseringsstyrelsen.

Statsministeriet havde givet afslag på aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens § 33, nr. 5, og med henvisning til, at der var tale om oplysninger vedrørende personalesager uden for ministeriet, som var undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 2.  

Ombudsmanden bemærkede, at anvendelsesområdet af offentlighedslovens § 33, nr. 5, er snævert, samt at anvendelse af bestemmelsen kræver, at der foretages et konkret skøn af hver enkelt sag, hvorefter hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller private interesser er klart påkrævet.

Samtidig fremhævede ombudsmanden, at der i medfør af forarbejderne til offentlighedslovens § 21, stk. 2, er en forholdsvis vid adgang til efter offentlighedslovens § 33, nr. 5, at undtage oplysninger i ikke-personalesager, hvis disse oplysninger kommer fra personalesager hos andre myndigheder.

Ombudsmanden udtalte, at det måtte indgå i vurderingen, at de konkrete personalesager var offentligt kendte. Endvidere fandt ombudsmanden, at Statsministeriet ikke havde foretaget en reel konkret vurdering af sagen.

Herefter kunne ombudsmanden ikke anerkende ministeriets afslag på aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens § 33, nr. 5. Ombudsmanden bad derfor Statsministeriet om at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse.